공동주택 관리사무소에서 사용하는 집기(책상, 의자, 컴퓨터 등)와 공기구(공구, 장비 등)는 공동주택 입주민들의 관리비로 구입된 자산이므로 비품의 구입, 사용, 폐기 등의 내역을 체계적을 관리하여 자산의 투명한 운영을 보장하는데 필요한 관리대장 양식입니다.
관리실 비품 관리 방법
비품과 공기구의 상태를 지속적으로 점검하고, 노후화되거나 고장 난 경우 적절한 유지보수 및 교체시기를 판단하는데 활용됩니다. 특히 공기구의 경우 정기 점검 및 안전 관리가 필요하므로 기록이 중요합니다.
- 비품의 도난 및 분실 방지 작성
비품을 체계적으로 관리하지 않으면 도난, 분실, 부정 사용 등의 문제가 발생할 수 있으며, 이를 예방하기 위해 각 비품의 구입일, 사용처, 담당자, 상태 등을 기록하고 정기적으로 점검해야 합니다.
- 관리비 집행 내역
비품대장의 기록이 일치해야 하며, 감사(외부 회계감사, 입주자대표회의 감사 등) 시 증빙자료로 활용될 수 있습니다.
- 관리실 10년 보존 문서 목록
관리업체 입찰 관련 서류, 자치관리기구구성철, 관리방법결정 관련철, 관리업체선정관계철, 감사보고서, 감사부속서류, 직원인사 기록부, 재정보증서, 직원임명 대장, 직원명부, 직원 상벌 대장, 근로계약철, 취업규칙, 급여대장, 장기수선충당금 사용공사집행내역서, 장기수선충당금 사용계획서, 장기수선공사 집행계획서, 예산안(사업계획서), 수입지출의결서, 주요부, 보조원장, 수입/지출증빙서 및 영수증, 적립금 관리대장, 관리비 조정명세서, 관리비 영수증철, 저장품(소모품) 관리대장, 고정자산 관리대장, 공구/기구/비품/부외자산, 불용품 처리대장, 내용연수 분류대장
집기 및 공기구 비품대장 첨부
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